صورت وضعیت نویسی، قلب مالی پروژه های عمرانی است. این سند، کارهای انجام شده را به پول تبدیل می کند و باعث گردش نقدینگی در پروژه می شود. تنظیم دقیق آن، یک مهارت مهم برای مهندسان دفتر فنی است، چون هر اشتباهی در آن، پرداخت ها را با مشکل روبرو می کند.
صورت وضعیت چیست؟
این گزارش، درخواست مالی پیمانکار از کارفرما برای کارهایی است که در یک بازه زمانی مشخص انجام داده است.
آموزش امور قرارداد و پیمان
مطابق شرایط عمومی پیمان، پیمانکار در پایان هر ماه گزارشی از مقادیر کارهای اجرا شده تهیه می کند. این سند تجمعی است، یعنی کارکرد هر ماه به ماه های قبل اضافه می شود. درک درست این فرآیند مهم است، زیرا ناآشنایی با قوانین آن به سادگی به اختلافات مالی منجر می شود. متخصصان با گذراندن آموزش امور قرارداد و پیمان بر این جزئیات مسلط می شوند.
انواع اصلی صورت وضعیت
در طول عمر یک پروژه، صورت وضعیت ها در زمان های مختلفی تهیه می شوند که هر کدام هدف مشخصی دارند. در ادامه به معرفی آنها به نقل از برنامه ریزی و مدیریت پروژه (کران زاده) می پردازیم:
صورت وضعیت موقت: این گزارش ماهانه تهیه می شود و مبنای پرداخت های علی الحساب برای ادامه کار است.
صورت وضعیت ماقبل قطعی: این گزارش، آخرین صورت وضعیت موقت است که بعد از تحویل موقت پروژه تنظیم می شود. در این مرحله، دیگر هزینه ای برای مصالح باقی مانده در کارگاه (مصالح پای کار) پرداخت نمی شود.
صورت وضعیت قطعی: این گزارش پس از تحویل موقت و رفع نواقص احتمالی تهیه می شود. مقادیر آن نهایی است و تمام اشتباهات محاسباتی صورت وضعیت های قبلی در آن اصلاح می شود.
صورت وضعیت تعدیل: برای پوشش دادن اثر تورم و افزایش قیمت مصالح و دستمزدها، این گزارش جداگانه تهیه می شود تا قدرت خرید پیمانکار حفظ شود.
اجزای یک صورت وضعیت استاندارد
یک دفترچه صورت وضعیت منظم، شامل بخش های مشخصی است که کار بررسی را برای مشاور و کارفرما ساده می کند. این بخش ها عبارتند از:
روکش ها: صفحات ابتدایی گزارش که اطلاعات کلی پروژه مانند نام پروژه، مبلغ کارکرد و تاریخ را نشان می دهند.
صورت جلسات و دستورکارها: این اسناد، کارهای انجام شده را اثبات می کنند و باید ضمیمه گزارش شوند.
ریز متره: محاسبات دقیق مربوط به حجم، سطح یا طول کارهای انجام شده در این بخش قرار می گیرد.
خلاصه متره: مقادیر محاسبه شده در ریز متره، در این بخش به تفکیک ردیف های فهرست بها جمع بندی می شود.
جداول مالی: در این جداول، مقادیر به دست آمده در بهای واحد آیتم ها ضرب می شوند و مبلغ نهایی هر بخش مشخص می شود.
جدول مقایسه انواع صورت وضعیت
در جدول زیر انواع صورت وضعیت بررسی شده است:
ملاک محاسبه هدف اصلی نوع صورت وضعیت
کارهای انجام شده + مصالح پای کار تامین نقدینگی پروژه موقت
فقط کارهای انجام شده (بدون مصالح پای کار) شروع فرآیند تسویه حساب ماقبل قطعی
مقادیر نهایی و اصلاح شده کل پروژه تسویه حساب نهایی و بستن پرونده مالی قطعی
مراحل تنظیم صورت وضعیت
برای تنظیم یک گزارش حرفه ای باید چند گام اصلی را طی کرد. تسلط بر این مراحل، بخشی از اهداف آموزش امور قرارداد و پیمان است.
1. جمع آوری اسناد: اولین قدم، جمع آوری تمام صورت جلسات تایید شده و دستورکارهای مربوط به کارهای اجرا شده است.
2. محاسبه مقادیر: مترور با استفاده از نقشه ها و اسناد، مقادیر کارکرد را محاسبه و در فرم های ریز متره وارد می کند.
3. محاسبه مالی: مقادیر به دست آمده در بهای واحد آیتم ها ضرب می شوند و سپس ضرایب پیمان مانند ضریب بالاسری و ضریب پیشنهادی روی آن اعمال می شود.
4. تنظیم نهایی گزارش: اطلاعات در فرمت استاندارد و در قالب یک دفترچه منظم گردآوری و آماده ارسال می شود.
5. ارسال برای بررسی: گزارش نهایی برای دستگاه نظارت ارسال می شود. ناظر آن را بررسی کرده و در صورت وجود اشکال، موارد را برای اصلاح مشخص می کند.
جمع بندی
تنظیم صورت وضعیت یک دانش ترکیبی است که به درک فنی و حقوقی قرارداد نیاز دارد. مهندسی که بر این فرآیند مسلط است، با مستندسازی قوی و محاسبات دقیق، جلوی ضررهای مالی پیمانکار را می گیرد. یک گزارش بی نقص، نه تنها پرداخت ها را سرعت می بخشد، بلکه از بروز ادعاهای حقوقی در آینده نیز جلوگیری می کند. به همین دلیل، سرمایه گذاری روی آموزش امور قرارداد و پیمان برای مهندسان دفتر فنی، یک انتخاب هوشمندانه است.
سوالات متداول در مورد صورت وضعیت نویسی
در این بخش به چند پرسش رایج درباره صورت وضعیت نویسی پاسخ می دهیم.
چرا صورت وضعیت ها تجمعی هستند؟
برای آنکه میزان پیشرفت کلی پروژه مشخص باشد و بتوان به راحتی مبالغ پرداخت شده قبلی را از کل مبلغ کارکرد کسر کرد.
اگر مشاور در محاسبات اشتباهی پیدا کند چه اتفاقی می افتد؟
مشاور با کشیدن خط قرمز روی اعداد اشتباه و نوشتن عدد درست، آن را اصلاح می کند. پیمانکار باید این اصلاحات را در صورت وضعیت بعدی خود اعمال کند.
آیا یادگیری صورت وضعیت نویسی فقط برای پیمانکاران مهم است؟
خیر. مهندسان مشاور و کارفرما نیز باید به این فرآیند مسلط باشند تا بتوانند گزارش های پیمانکار را به درستی بررسی و تایید کنند.
